Solusi Penanganan Arsip Jumlah Rendah atau Sedikit
Yang dimaksud Penanganan Arsip Jumlah Rendah atau sedikit adalah jumlah dari arsip yang dikelola dengan perincian sebagai berikut :
- jumlah hingga 50.000 arsip / dokumen,
- 2 lemari arsip (ukuran panjang 100cm x tinggi 200cm x lebar 40cm)
- 1 ruangan
Terutama kantor-kantor yang berada di gedung-gedung perkantoran dengan biaya space yang sangat mahal tetapi harus menjaga kebersihan, kerapihan dan estetika kantor.
Pada kantor-kantor seperti diatas biasanya dokumen atau arsip yang tersimpan di sekitar meja kerja atau ruangan kerja adalah dokumen yang mempunyai legalitas seperti kontrak kerjasama, sertifikat, MoU dan lain-lain, tetapi dokumen-dokumen pendukung lainnya cukup tersimpan rapi dalam sebuah dus, dengan kodefikasi lokasi serta katalog/daftar manifestasi dokumen yang rapih sehingga pada saat diperlukan tidak melakukan pencarian ke semua dus.
Dalam penyusunan dokumen atau arsip ke dalam dus tidak perlu tersusun rapih pun tidak masalah karena sistem akan memberikan informasi di mana letak dokumen berada, berbeda dengan sistem pengelolaan kearsipan secara konvensional dimana dalam folder atau dus yang sama tersimpan kelompok dokumen atau arsip yang sama.
Dalam sistem aplikasi informasi terbagi menjadi 2 bagian yaitu informasi yang dapat dirubah dan yang tidak dapat dirubah. Yang dapat dirubah adalah informasi pengelompokkan secara sistem tetapi informasi penempatan fisik dokumen atau arsip tidak dapat dirubah karena jika ada perubahan maka letak fisik pun harus dirubah pula.
Document Care 